Ludovic Partyka, Primobox : « Notre offre de dématérialisation RH s’intègre aux SIRH »

(update 22/01/21) La gestion des ressources humaines a pris un virage numérique important avec la crise Covid-19 mais il reste encore de nombreuses étapes pour parler de transformation globale.

Primobox, fournisseur d’une solution de dématérialisation des process RH en entreprise, vient de procéder à une augmentation de capital de 4 millions d’euros souscrite par l’actionnaire historique (la société Consellior de l’homme d’affaires franco-canadien Allan Green qui avait déjà injecté trois millions d’euros dans la période 2010-2013) et un nouvel entrant (un family office français).

« Nous avons apporté du carburant additionnel pour accélérer la croissance », évoque Ludovic Partyka, CEO cofondateur de Primobox.

La société technologique, installée près de Bordeaux, s’appuie sur sa plateforme DEMAT RH pour traiter, distribuer, dématérialiser et stocker les documents professionnels d’un salarié en entreprise.

Dans cette interview, Ludovic Partyka précise les enjeux de la dématérialisation RH sous trois prismes : bulletins de paies, signature électronique et gestion centralisée des documents RH.

Quel est le périmètre d’intervention de Primobox dans la gestion RH d’une entreprise ? Et sa limite ?

Le point d’entrée privilégié, c’est la démat’ des bulletins de paies.

Le champ d’intervention a tendance à s’élargir mais nous avons aussi des limites. En termes de dématérialisation, nous partons toujours d’un document produit par un outil intégré au SIRH de l’entreprise. Nous partons de ce document pour apporter du workflow, de la signature électronique, des approbations, de distribution aux salariés et d’archivages (conservation des éléments pour l’entreprise et le salarié). Pour élargir notre sphère, nous avançons sur la génération de documents comme les contrats.

Primobox se concentre sur les cibles des ETI et des grandes entreprises disposant d’effectifs de 500 employés à 10 000 et qui sont déjà dotées d’un paysage SIRH.

Nous excluons le bas du marché de manière volontaire. Des outils existent déjà et nous n’avons pas vocation à nous positionner dessus.

A l’autre extrémité, nous sommes moins actifs sur le très haut niveau du marché pour éviter de disperser nos efforts commerciaux. Néanmoins, nous avons quelques clients historiques au-dessus de 10 000 salariés.

Le premier point d’entrée privilégié, c’est la dématérialisation des bulletins de paies qui s’inscrit dans une démarche d’itération. Nous considérons que c’est le début de l’histoire en se connectant avec l’outil de gestion de paie.

Au fil du temps, nous accompagnons les entreprises sur d’autres volets administratifs comme la dématérialisation du contrat de travail avec la signature électronique ou la centralisation des documents dans un dossier électronique dédié au collaborateur sous un angle de socle GED RH.

Concernant la dématérialisation du bulletin de paie, quel état du marché percevez-vous ?

Une entreprise française sur 4 est passée à la dématérialisation des feuilles de salaires

Les entreprises ont conscience de cette réalité. Nous avons donc passé le stade de l’évangélisation. Nous considérons que seule une entreprise française sur 4 est dotée d’une solution de dématérialisation des feuilles de salaires. La plupart des grandes entreprises y sont passées mais, plus on descend dans les tailles d’entreprises par effectif, plus le taux de pénétration est faible.

Et encore aujourd’hui, au sein des grandes organisations, ce n’est pas une évidence, en raison de questions qui se posent, sur le ROI par exemple. Alors que la dématérialisation des bulletins de paies génèrent une économie immédiate. Ainsi, courant 2020, nous avons équipé le groupe FNAC Darty (18 000 collaborateurs) avec notre solution. C’est un hasard mais le démarrage opérationnel est survenu le 15 mars sur fond de premier confinement activé.

La pandémie Covid-19 et l’essor du travail à distance accélèrent les réflexions et les déploiements sur la dématérialisation des bulletins de paie. Nous ressentons de la part des prospects une volonté d’y aller de manière ferme et de s’équiper plus rapidement.

Par exemple, notre client Groupe SOS, qui évolue dans l’engagement social (20 000 salariés), avait prévu un déploiement de ce type de projet en 2021. Il a décidé d’accélérer la dématérialisation du bulletin de paie.

C’est devenu une priorité organisationnelle sur fond de crise Covid-19 qui perdure. Mais il ne faut pas pour autant percevoir notre sujet comme une révolution mais comme une commodité indolore sans changement important sur le SIRH. A côté de Primobox, il existe différents acteurs sur le marché comme Docaposte ou UKG (ex-PeopleDoc).

La signature électronique existe depuis longtemps. Pourquoi observe-t-on encore une certaine frilosité dans les usages RH ?

Effectivement, il existe des solutions sur le marché comme DocuSign ou Yousign. Il est évident que leurs activités globales ont progressé sur 2020 avec une accélération de l’adoption de la signature électronique. Appliquée aux process RH, nous considérons que sa mise en place pour signer les contrats demeure assez peu utilisée.

Les éditeurs de solutions RH ont établi des partenariats techniques dans ce sens à travers des connecteurs logicielles [API en anglais]. Par exemple, à travers notre plateforme DEMAT RH, nous avons intégré de manière transparente la solution tierce de Lex Persona depuis dix ans.

La partie transactionnelle ne suffit pas du point de vue du DRH. C’est une étape qui doit s’intégrer dans son parcours métier (onboarding, gestion du recrutement…).

Nous travaillons dans ce sens avec notre client OVH, qui utilise notre solution pour la dématérialisation des bulletins de paies depuis cinq ans et qui s’est équipé parallèlement de la solution SAP SuccessFactors pour automatiser ses process RH.

Au final, la dématérialisation du processus d’embauche intégrant l’étape de la signature électronique doit encore gagner en maturité. Chez Primobox, nous voulons avancer dans le sens du workflow et cela fait partie de nos investissements stratégiques afin de disposer d’une couverture fonctionnelle beaucoup plus riche d’ici 18 mois.

Les entreprises ont-elles un déclic pour créer un dossier RH numérique par employé ?

Cela reste une gestion de papier en entreprise avec des éléments de dossiers éparpillés dans divers outils. Nous ne sommes pas au stade de la centralisation de la GED RH. A peine 5 % du marché est équipé. Nous avons une dizaine de clients qui s’y sont lancés.

Sur ce segment de marché, nous avons vu des pionniers comme le cabinet de conseil et d’audit EY qui avait lancé un programme de numérisation de l’historique papier des dossiers des collaborateurs. C’est plus pertinent de démarrer avec les nouveaux documents électroniques à générer en entreprise.

Le marché parle beaucoup de l’exploitation de la donnée alors que c’est le document dématérialisé qui demeure le fil conducteur. C’est un gage de productivité et de conformité RGPD dans les RH.