Dématérialisation et gestion des talents, Cegid muscle son offre RH

Meilleure accessibilité des documents, optimisation du circuit de validation-approbation, réduction de l’empreinte carbone… La dématérialisation des documents RH a sur le papier - en l’occurrence, en l’absence du papier - tout pour plaire.

Le cadre législatif a aussi évolué positivement. Alors qu’il fallait avant le consentement du salarié, la loi travail a introduit une logique inverse, passant de l’opt-in à l’opt-out. Le passage du bulletin de salaire au format électronique se fait par défaut. Le salarié qui refuse cette dématérialisation doit manifester son opposition.

Mécaniquement, le nombre de salariés convertis à la dématérialisation grimpe. Responsable des programmes chez Cegid, Julien Mikhailow constate désormais « des taux d’adhésion moyens de l’ordre de 85 à 90 % ». Il faut dire que la France part de loin « avec 15 % de salariés « dématérialisés » contre 75 % au Royaume Uni et 85 % en Allemagne. »

Autre changement réglementaire, l’arrivée fin mai du RGPD. Le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles renforce le degré d’exigence en matière d’archivage, de traçabilité et de sécurisation des données RH. Evitant la manipulation de documents papier et présentant des gages de sécurité et de confidentialité, la dématérialisation favorise la mise en conformité.

Un coffre-fort électronique à vie pour le salarié

Editeur de logiciels de gestion en mode SaaS, Cegid a décidé de profiter de cet environnement porteur pour accélérer le mouvement de la dématérialisation. Il se donne trois ans pour doter l’intégralité de ses clients d’un coffre-fort électronique. La société lyonnaise, qui travaillait depuis cinq ans avec PeopleDoc, a décidé d’aller plus loin en nouant un partenariat en bonne et due forme avec ce dernier. Cegid devient au passage le premier partenaire de PeopleDoc, numéro un français de la dématérialisation des processus RH.

Via des interfaces de programmation (APIs), les offres de signature et de coffre-fort électroniques de People s’intègrent aux solutions de paie et de gestion des talents (Talent Management) de Cegid. Transparent pour l’utilisateur, il passe d’un environnement à l’autre sans couture. « Les échanges de données entre PeopleDoc et Cegid sont fluides, quasi instantanées », avance Philippe Clerc, directeur général de la business unit HCM. De la contractualisation au support, Cegid reste l’interlocuteur unique.

Pour Cegid, la dématérialisation ne se se limite pas aux bulletins de paie. « Dans les coffres-forts du salarié et de l’employeur, on retrouve les contrats de travail, les avenant, les arrêts maladie ou les entretiens d’évaluation, rappelle Julien Mikhailow. Un système de bannettes électroniques permet de classer ces documents. Quand l’employeur a besoin de partager un document, il le pousse dans le coffre-fort du salarié. »

Sécurisée via une double authentification, la signature électronique, permet, elle, à un manager, un salarié ou un candidat à l’embauche de signer un document depuis n’importe quel terminal fixe ou mobile. Par ailleurs, la mise à disposition pour le salarié d’un coffre-fort gratuit et disponible à vie, où il peut aussi stocker ses documents personnels, peut être utilisée comme un atout pour attirer et fidéliser des collaborateurs. PeopleDoc répond à la norme ISO 9001 et les documents sont archivés chez CDC Arkhinéo, filiale à 100 % de la Caisse des Dépôts.

Technomedia, repositionné sur les ETI

La dématérialisation n’est pas seul levier utilisé par Cegid pour renforcer son offre RH. Deux après le rachat du canadien Technomedia, l’éditeur a parachevé son intégration. Il a fallu pour cela repositionner cette solution de gestion des talents, orientée grands comptes, sur le segment des ETI, de 500 à 5 000 salariés, sur lequel évolue principalement Cegid.

Pour séduire cette cible des ETI, Cegid a développé une solution pré-paramétrée, baptisée Technomedia Start. « Les différents modules de la suite comme le recrutement, la formation, la gestion des entretiens, ou la gestion de la rémunération peuvent être installés en une quinzaine de jours », avance Julien Mikhailow.

Au-delà de ce travail de packaging, Cegid a cherché à faciliter l’intégration de ces modules. L’éditeur s’est rapproché de cabinets de conseil RH pour dégager des bonnes pratiques et proposer des modèles préconfigurés. Par exemple, pour la conduite des entretiens, le client peut choisir un formulaire parmi une liste prédéfinie.

La marque Technomedia va peu à peu disparaitre au profit de la marque ombrelle Cegid. « Avec ce rachat, c’est aussi un virage total sur le modèle SaaS, constate Philippe Clerc. Il y a encore quelques entreprises on-premise mais 90 % d’entre elles sont en mode SaaS pour la gestion des talents. »

Sur ce créneau de la gestion des talents, Cegid réalise 70 % de son activité en France et 30 % en Amérique du Nord. Avant le rachat de Technomedia, Cegid était déjà présent des deux côtés de l’Atlantique avec, historiquement, une forte implantation au Canada.

Et l’éditeur français ne s’arrête pas là. Via Technomedia, Cegid a procédé, en octobre dernier, à l’acquisition deux sociétés : CV Manager et Illico Hodes. Elles proposent, à une centaine de clients nord-américains, des solutions de recrutement en mode Saas. RITA est une plateforme de diffusion en ligne de sourcing et de gestion de sites carrières et CVManager, un gestionnaire de candidatures (ATS, Applicant Tracking System) dédié, entre autres, aux domaines de la santé, de l’éducation et de la distribution.

Xavier Biseul