Entretien d’évaluation : les erreurs à éviter

Ne pas respecter les échéances

« Beaucoup d’entreprises ont tendance au fil des années à ne plus respecter les échéances dans la mise en place de leurs campagnes d’évaluation. De rendez-vous annuels, elles peuvent passer à tous les 18 mois, voire 20 mois, ce qui induit un sentiment d’incohérence pour le collaborateur », observe Céline Delort, fondatrice du cabinet Alithia. Il est important d’instaurer un cadrage et une bonne organisation pour que le processus soit efficace pour l’encadrant, comme pour le collaborateur. « Il est également essentiel de ne pas prendre les collaborateurs au dépourvu et de les prévenir suffisamment à l’avance. Dans cette optique, il est conseillé d’envoyer une convocation et une grille d’évaluation 15 jours avant la date butoir  », explique Céline Delort.

Laisser libre cours à l’improvisation

Comme tout rendez-vous professionnel, un entretien d’évaluation se prépare. « C’est une prise de recul sur tout ce qui s’est déroulé au cours de l’année passée. Pour être productif, l’entretien doit amener un temps de réflexion pour chacune des parties », déclare la fondatrice du cabinet Alithia. Et d’ajouter : « Trop souvent, les managers ne pensent pas à noter au fur et mesure de l’année les points clés qui serviront ensuite de cas concrets sur lesquels échanger au cours de l’entretien d’évaluation. Pour qu’un entretien soit constructif, il est important de s’appuyer sur des faits qui ont marqué la relation entre le manager et le collaborateur et non sur un sentiment d’impression. » Que cela soit en termes d’évaluation des compétences ou d’évaluation des performances, la vérité est de mise et nécessite un certain courage managérial. « Trop de managers n’osent pas exprimer les points de désaccords », constate-t-elle.

Négliger l’entretien et se laisser distraire

L’entretien d’évaluation est un processus important que le manager ne doit pas négliger et qui ne peut se faire dans la précipitation. « Il ne doit pas être considéré comme une formalité. C’est un moment privilégié à partager avec le collaborateur et auquel il faut consacrer entre une demie heure et une heure pour respecter les différentes étapes que sont l’accueil, les phases d’explicitation, les points à aborder, sans oublier la phase de conclusion  », conseille Céline Delort. De même, il est essentiel de ne pas se laisser distraire au cours de cet échange. Aucun mail, coup de téléphone ou interruption d’un tiers ne doivent ainsi venir perturber cette parenthèse.

En faire un entretien de recadrage

« Si l’entretien d’évaluation permet de revenir sur certains temps forts de l’année, il ne doit en aucun cas se transformer en entretien de recadrage que l’on n’aurait pas pris le temps de réaliser à un instant T », souligne la fondatrice du cabinet Alithia. Trop souvent les managers ont tendance à tout garder sur le cœur jusqu’à l’entretien annuel, et ce rendez-vous est alors vécu comme un procès d’intention par les collaborateurs. « Les pistes d’amélioration doivent bien entendu être abordés, mais les managers doivent également profiter de ce moment pour souligner les compétences, apprécier l’activité professionnelle, évoquer les projets à venir, réfléchir et proposer des solutions aux différents écueils. Le point rémunération devra, quant à lui, être discuté au cours d’un autre entretien pour ne pas venir perturber l’échange », conclut Céline Delort.

Par Stéphanie Marpinard