8 conseils pour lancer son programme de cooptation
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« Il a été pistonné ». Pour éviter d’entendre cette petite phrase au détour d’un couloir, voici quelques règles essentielles à suivre avant d’encourager vos collaborateurs à proposer les candidatures de leur réseau lorsqu’un poste est à pourvoir dans l’entreprise
1 - Qui peut coopter ? Qui peut être coopté ?
Établissez des règles claires. Certaines entreprises excluent des coopteurs les fonctions dirigeantes et RH. En revanche, pour Grégory Herbé, fondateur du site de cooptation via les réseaux sociaux MyJobCompany, tous les salariés peuvent coopter « à partir du moment où le processus de sélection est fait correctement par plusieurs personnes. Les RH sont rarement les décisionnaires finaux en matière de recrutement, ils proposent une sélection de candidats à l’opérationnel qui choisit ». À vous de voir donc, selon votre processus de recrutement.
Quant aux cooptés, on en retrouve aujourd’hui à tous les échelons de l’entreprise. Un bémol, cependant, sur les membres de la famille, qui sont généralement écartés pour éviter tout problème relationnel.
2 - Rassurez vos salariés
Peur que ça se passe mal. Crainte de recommander quelqu’un qui ne s’intégrera pas. Il faut faire comprendre à vos collaborateurs que vous ne leur en tiendrez pas rigueur. Leur métier n’est pas de recruter, ils sont un simple relais, leur intégrité n’est donc pas en jeu.
3 - Communiquez !
Affiches, annonces dans la newsletter, site Web dédié, rappel sur l’Intranet… La communication interne est très importante afin que les salariés prennent l’habitude de regarder les offres et de les transmettre. Xerox a par exemple mis en place il y a déjà plusieurs années un programme dédié à la cooptation, intitulé « Passe à ton voisin ». Des affiches incitent ainsi les salariés à s’impliquer dans la vie de l’entreprise et à être partie prenante de la stratégie.
4 - Formalisez le processus
Mieux vaut donner des outils aux salariés afin qu’ils soient encadrés dans cette démarche. Expliquez leur comment communiquer sur l’entreprise, son image et ses valeurs. Mettez à leur disposition des fiches de poste détaillées afin qu’ils ciblent de façon pertinente les profils recherchés. Transférer un CV à un recruteur est différent d’une recommandation, institutionnalisez la pratique. Vous pouvez par exemple mettre en place un système de formulaire à remplir où le coopteur indiquera comment il connaît le coopté, s’ils ont déjà travaillé ensemble et rédigera un paragraphe de recommandation. Il existe déjà des systèmes de logiciels.
5 - Pas de privilèges
Les cooptés devront suivre le processus de recrutement classique. « Le but de la cooptation, c’est de sourcer différemment pas de recruter différemment », rappelle Grégory Herbé. De même lors des entretiens, les cooptés peuvent être avantagés grâce à une meilleure connaissance de l’entreprise et du recruteur, à vous de le challenger !
6 - Reward !
Primes ou cadeaux, le montant et la nature des récompenses varient en fonction de l’entreprise, du niveau du coopteur et du coopté. Le but n’est évidemment pas de transformer les salariés en chasseurs de primes, c’est pour cela que les récompenses ne sont données qu’après l’embauche définitive. Ainsi, chez PricewaterhouseCoopers, qui mise fortement sur la cooptation, un mois après le recrutement, le coopteur touche une prime allant de 1000 à 4500 euros.
7 - Ne tombez pas dans l’excès
Prenez garde à ne pas créer un environnement consanguin composé de salariés clonés qui sortiraient tous des mêmes écoles ou des mêmes entreprises. « La cooptation doit être utilisée comme un outil supplémentaire mais ne doit pas être l’outil unique de recrutement » souligne Grégory Herbé. La diversité est importante, il faut faire un mélange pour amener du sang neuf. MyJobCompany1 a ainsi construit un réseau de coopteurs qui partagent ensuite les offres à leur réseau. Faire appel à un réseau extérieur est effectivement une autre solution.
8 - Ne restez pas dans le virtuel
Certaines entreprises organisent des soirées de cooptation pour permettre au réseau de leurs collaborateurs de rencontrer directement les RH au cours d’un cocktail par exemple. D’autres ont instauré un challenge des meilleurs coopteurs qui sont récompensés lors d’évènements. Vous pouvez aussi accueillir les cooptés lors de soirées spéciales. Une relation de confiance se crée entre cooptés et coopteurs. Ces derniers devenant une sorte de « parrains ». On fidélise ainsi ses salariés et les nouveaux arrivants.
1 MyJobCompany propose également un logiciel en marque blanche qui permet à une société de construire son propre réseau avec ses salariés.
Magali Morel